Éléments à prendre compte lors de la création et la gestion de son propre panel de recherche

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un panel de recherche et quel est son intérêt ?
2. Points à prendre en compte lors de la création d’un panel
3. Externaliser pour économiser du temps, de l’argent et gagner en sérénité
4. Commencer la mise en place et la gestion de son panel de recherche

1. Qu’est-ce qu’un panel de recherche et quel est son intérêt ?

Un panel de recherche, également appelé panel de testeurs, est un groupe composé de personnes qui se sont inscrites pour participer régulièrement à des tests utilisateurs. En règle générale, ces groupes sont sélectionnés avec attention pour correspondre à vos groupes cibles et assurer un équilibre au niveau de l’âge, du sexe, et d’autres caractéristiques sociodémographiques.

Un panel privé comprend des utilisateurs spécifiques (souvent des clients) dont les caractéristiques sont connues. Un panel public, quant à lui, englobe principalement des utilisateurs potentiels et objectifs.

Disposer d’un panel de testeurs pour mener des recherches est un incontournable pour les entreprises habituées à conduire des recherches utilisateurs. Le panel est également extrêmement utile pour les équipes qui désirent développer des échanges avec un même groupe d’individus sur le long terme, qu’il s’agisse d’un projet de recherche sur la durée ou pour explorer une multitude de sujets différents avec un groupe constant de participants. 

Ces exemples s’appliquent à vous, mais vous ne disposez pas encore de votre propre panel de recherche ? Changez les choses. Nous allons vous présenter ce dont vous avez besoin et comment vous pouvez aussi obtenir une assistance externe.

2. Points à prendre en compte lors de la création d’un panel

Grâce à notre expérience, nous savons qu’il faut environ 3 à 4 mois pour mettre en place un panel de qualité, en tenant compte des éléments clés suivants :

1. Mise en place du panel et recrutement de testeurs 
2. Approfondissement des profils à l’aide de nouvelles informations de screening (filtre) 
3. Mise en relation et communication avec les testeurs
4. Participation aux tests et récompenses
5. Gestion générale (mises à jour des informations, retraits et assistance)

Cependant, en faisant appel à un fournisseur de service de panel de recherche, vous pouvez réduire le temps nécessaire à la création d’un panel à 3 ou 4 semaines, selon le projet.

Commençons par analyser les critères présentés précédemment.

2.1 Mise en place du panel et recrutement de testeurs

Lors de la création de votre panel, vous devez vous montrer vigilant quant aux caractéristiques qui peuvent affecter la manière dont une personne teste votre produit et à sa capacité de répondre aux questions. Par exemple :

• Depuis combien de temps cette personne est-elle cliente ? 
• Quel produit utilise-t-elle ?
• Est-elle une utilisatrice régulière ou situationnelle ? 
• La personne a-t-elle une connaissance spécifique de votre produit qui le place en dehors du consommateur standard ? Cette opinion peut-elle altérer l’impression globale ou dissimuler des problèmes que d’autres utilisateurs pourraient rencontrer ? 
• Les testeurs sont-ils déjà trop influencés et possèdent un avis sur votre produit ou votre entreprise au-delà de la moyenne ? 
• Existent-ils des différences entre les utilisateurs qui s’inscrivent pour rejoindre le panel et les utilisateurs qui déclinent votre invitation ?

Après avoir répondu aux questions concernant vos testeurs et la qualité de votre panel, vous devez respecter quelques prérequis (techniques) avant de commencer à recruter des testeurs :

• Un site Web vers lequel les membres de votre panel seront dirigés et qui renverra au formulaire d’inscription, afin de confirmer l’accord aux Conditions d’utilisation et à la Politique de confidentialité (en veillant à respecter la protection des données, RGPD) 
• Un stockage sécurisé des données des testeurs
• Une notification par email à l’aspect professionnel
• Une adresse email de contact officielle

Lors de la mise en place du système de votre panel, vous pouvez choisir d’employer une combinaison de différents services. Bien souvent, les chercheurs doivent se montrer créatifs lors de la création d’un panel, en particulier lorsqu’ils démarrent le processus. De Doodle et Calendly aux bons vieux Excel ou Google Sheets, il existe une multitude de façons de mettre en place votre propre solution de recrutement à partir de zéro.

Votre email actuel ou votre plateforme CRM offre aussi un éventail d’outils de communication et de gestion de groupe cible. Cela vous aide à identifier et à maintenir des listes uniques de personnes dont vous avez besoin pour un panel. Les solutions telles que Salesforce sont assez onéreuses, mais dans le cas où vous vous en servez déjà, elles peuvent être d’excellentes solutions d’intérim.

Dès que vous sélectionnez une solution, rien ne vous empêche d’inviter vos clients à rejoindre votre panel via une newsletter, les réseaux sociaux ou des flyers. Chez TestingTime, nous recrutons la majorité de nos testeurs à l’aide des canaux numériques (de façon naturelle ou en nous servant de campagnes de publicité ciblée). 

2.2 Approfondir les profils à l’aide de nouvelles données filtrées

Votre panel de recherche doit refléter avec précision la totalité de votre base d’utilisateurs. Par conséquent, vous devez chercher à recruter des profils variés et pas seulement sur le plan démographique.

En agrandissant votre panel, vous devrez probablement tenir compte d’autres facteurs. Par exemple, assurez-vous que les participants ne connaissent pas trop votre recherche ou que des testeurs « professionnels » ne s’infiltrent au sein de votre panel. Ces désagréments peuvent compromettre l’accès à de nouvelles informations approfondies.

Plus vous en savez sur vos testeurs, plus il est facile d’identifier la personne idéale pour une étude en particulier. Par exemple, vous pouvez leur envoyer un questionnaire général (screener) après leur inscription, vous facilitant ainsi l’envoi d’invitations de participation aux études qui correspondent à leur profil.

Chez TestingTime, nous envoyons une invitation par email aux testeurs correspondants potentiellement à chaque nouvelle étude, en leur demandant gentiment de répondre à quelques questions, ce qui nous permet de savoir s’ils remplissent les conditions de profil attendu pour cette étude précise.

Si aucun des outils évoqués précédemment ne convient pour un tel screening, des alternatives telles que SurveyMonkey sont disponibles. 

2.3 Contacter des testeurs et communiquer avec eux

Pour communiquer avec vos testeurs, vous avez besoin d’une adresse email professionnelle. Dans ce cadre présent, il est préférable d’en utiliser une. Les adresses professionnelles de ce type commencent généralement par info@, service@, aide@, ou, dans notre cas, panel@. Ces adresses professionnelles sont souvent employées comme des adresses « générales » et sont indiquées dans la section contact d’un site Internet.

Bien entendu, vous pouvez personnaliser votre adresse en utilisant un nom (ou un pseudonyme). Cependant, les adresses de service « n’appartiennent » pas à une seule personne, pour des raisons évidentes. Généralement, un employé (parfois plusieurs) est chargé de recevoir et de traiter les emails présents dans la boîte de réception de l’entreprise. Mais il arrive parfois que cet employé quitte l’entreprise. C’est pour cette raison que vous devez utiliser une adresse de service pour vous assurer que la communication avec votre panel subsiste, quelle que soit la personne chargée de cette activité.

Enfin, vous pouvez aussi utiliser votre adresse email actuelle ou votre plateforme CRM en guise de solution de communication. 

Chez TestingTime, tous les canaux de communication standard (par exemple, email d’invitation pour une étude comprenant les instructions, confirmation, SMS de rappels, etc.) sont automatiquement gérés et envoyés par notre plateforme.

Les canaux de communication moins traditionnels (par exemple, si le lien pour les sessions à distance a changé) sont sous la responsabilité de l’Operations Specialist (spécialiste des opérations) chargé des demandes de recrutement. Les testeurs peuvent contacter nos Operations Specialists par téléphone ou par email.

2.4 Participation aux tests et récompenses

Dès que votre étude est prête et après avoir filtré les profils, vous êtes en mesure d’inviter les candidats adaptés pour votre étude. Pour y arriver, vous avez besoin d’un outil afin de coordonner les emplois du temps. Idéalement, vos testeurs doivent avoir la possibilité de sélectionner plusieurs dates et horaires possibles, afin de veiller à ce que chaque créneau de test soit pourvu.

Pour commencer, vous pouvez vous servir de solutions telles que Doodle, Calendly, Excel ou Google Sheets, tout comme vous aviez procédé pour agrandir le panel et approfondir les profils.

De nombreuses entreprises offrent des avantages prenant la forme de systèmes de récompenses ou d’offres spéciales afin d’encourager les testeurs à prendre part aux études. En effet, la reconnaissance pour le temps passé et les efforts fournis est un sentiment apprécié de tous. Parfois, offrir à ses clients un aperçu des coulisses et leur permettre d’avoir la possibilité d’influencer directement la préparation du produit suffit amplement.

La majorité des personnes aiment les cadeaux estampillés du nom de l’entreprise qui servent à la fois de remerciement et d’opération marketing dissimulée. Vous pouvez régulièrement encourager l’engagement de vos participants en leur offrant un accès à des fonctionnalités supplémentaires. 

Autres récompenses efficaces, l’argent et les chèques-cadeaux. Cependant, choisir la bonne récompense est seulement la première partie du défi. La seconde consiste à réfléchir au meilleur moment pour l’offrir. Doit-on offrir une récompense à l’inscription ou uniquement si le testeur participe à une étude ? La récompense doit-elle être la même à chaque étude ou doit-elle varier en fonction du type de participation requise ? 

Enfin, vous devez définir avec précisions à qui vous souhaitez offrir des récompenses et comment les différents types de récompenses sont perçus par les testeurs. Vous privez-vous d’une part importante de testeurs en n’offrant pas de récompenses pécuniaires ? Risquez-vous d’offenser les participants réputés en leur offrant un paiement symbolique quand une alternative serait plus adaptée ? Vos testeurs travaillent-ils au sein d’un secteur (par exemple, le gouvernement) où les récompenses et cadeaux sont prohibés ?

Comme vous pouvez le voir, un certain nombre de paramètres doivent être pris en compte lors du choix de la bonne rémunération. Chez TestingTime, nous récompensons les testeurs avec de l’argent et nous disposons de tous les systèmes techniques et autorisations juridiques pour procéder ainsi.

2.5 Gestion générale (mises à jour des données, retraits et assistance) 

Avez-vous intégré toutes les informations jusqu’à présent ? Nous allons désormais passer au point le plus important. Les données obsolètes ne sont d’aucune utilité. Par conséquent, vous devez permettre à vos testeurs de modifier leur profil. Par ailleurs, ils doivent être en mesure de supprimer leur profil à tout moment. Pour cela, vous pouvez utiliser la même adresse indiquée dans la section « 2.3 Contacter des testeurs et communiquer avec eux » pour ces deux cas de figure. Vos testeurs peuvent employer cette adresse pour vous prévenir de tout changement et pour soumettre une demande de suppression ou tout autre besoin en matière d’assistance. 

Idéalement, vos testeurs doivent avoir accès à un lien pour se désinscrire dans le pied de page de chaque email. C’est la méthode que nous utilisons chez TestingTime, mais elle requiert l’automatisation de tous les processus en arrière-plan via un outil, afin que la désinscription soit également enregistrée en bonne et due forme. Ainsi, il est naturellement plus simple de recueillir leurs requêtes via la fonction « Répondre » lorsque vous débutez.

Dès que vous disposerez d’un panel plus important, vous pourrez envisager de mettre en place un système interne de tickets/requêtes afin de bénéficier d’une solution plus optimale. Dans cette optique, vous pouvez vous tourner vers des solutions comme Zendesk (solution que nous utilisons).

3. Externaliser pour économiser du temps, de l’argent et gagner en sérénité

Un panel déjà créé vous permet de gagner du temps lors de la recherche de précieux participants, assurés de correspondre à vos besoins. Toutefois, comme vous avez pu le constater, même si vous disposez de votre propre panel, de nombreux autres éléments vous sont indispensables. La gestion d’un panel ne se résume pas à une simple tâche et regroupe une multitude d’activités : l’administration, le filtrage et le recrutement, en plus des annulations de dernière minute, des absences, et des récompenses. Afin de vous centrer sur le cœur de votre activité et économiser des ressources, vous pouvez confier le recrutement et la gestion de testeurs à des experts en externe.

Les principaux avantages clés liés à l’externalisation de la mise en œuvre et de la maintenance de votre propre panel privé de testeurs sont les suivants :

1. Réduire les coûts et étendre les capacités 
2. Éviter de surexploiter les clients
3. Être en conformité avec le RGPD
4. Bénéficier du savoir-faire d’experts 
5. Bénéficier d’une assistance client professionnelle
6. Faciliter la mise en place de récompenses 

Découvrons plus précisément ce que ces avantages peuvent vous apporter et comment TestingTime peut vous accompagner.

3.1 Réduire les coûts et bénéficier de plus de capacités 

À l’instar de nombreuses organisations, votre budget de recherche est limité. Par conséquent, beaucoup de chercheurs sont en quête de moyens pour réduire les coûts et mener des études et processus de recherche plus efficaces et rentables. Toutefois, l’accès rapide aux participants de grande qualité reste nécessaire. Avez-vous une sensation de déjà-vu ? 

Les fondateurs de TestingTime ont lancé notre service de recrutement, car aucun fournisseur n’était assez fiable et économique pour leur permettre de tester rapidement plusieurs idées de produits. Et surtout parce que leur expérience leur avait enseigné que le recrutement est le point sensible le plus important du processus de recherche. En effet, il s’agit d’une activité chronophage et éreintante. 

Le coût d’une licence Private Pool est inférieur à celui d’un employé à temps partiel ou à 50 % du temps d’un employé à temps plein. Grâce à notre panel privé, certains de nos clients ont réussi à économiser un équivalent temps plein de 1.0 (en coûts d’outils et de ressources humaines), leur permettant ainsi d’investir cet argent dans la recherche utilisateur. En moyenne, vous pouvez contacter les testeurs de votre choix dix fois plus rapidement et pour deux fois moins cher. 

3.2 Prendre soin de ses testeurs 

Nous avons récemment appris par un membre de ResearchOps Community que les employés de son organisation contactaient de plus en plus directement les clients pour des études et enquêtes. En décuplant les communications entre les départements, et en multipliant les échanges avec les mêmes personnes, vous risquez d’exaspérer les clients.

Grâce à Private Pool de TestingTime, l’acquisition de testeurs est opérationnalisée ou centralisée au niveau de l’organisation entière. La prise en charge de tout type et taille d’entreprise est assurée, indépendamment de l’existence d’une liste de clients ou non. Les différentes équipes peuvent disposer de personnes recrutées depuis le panel de l’entreprise et peuvent ainsi limiter la fréquence de participation des individus. Par exemple, il est possible de définir qu’une personne peut participer à un test au maximum tous les 6 mois. 

3.3 Se conformer au RGPD 

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur dans chaque état membre de l’UE depuis le 25 mai 2018. Son objectif est de demander l’accord explicite et clair des personnes avant le traitement de leurs informations personnelles. Chaque personne dispose du droit de faire supprimer leurs données personnelles, de corriger des informations erronées, de retirer leurs données des outils de marketing numérique, et d’interdire la transmission des données personnelles à un autre fournisseur de services.

Nous garantissons en votre nom le respect de ces normes, y compris pour les formulaires d’inscription. Les informations personnelles de vos testeurs sont entièrement sécurisées et restent votre exclusivité pendant que nous procédons au recrutement. Nous garantissons le respect total des normes du RGPD par un accord sous-traitant. Nous contacterons uniquement vos testeurs dans le cadre de vos études.

3.4 Des années d’expertise à votre service 

La plateforme de recrutement TestingTime est un concept éprouvé doté d’une longue expérience (depuis 2015). Aucun outil supplémentaire n’est exigé pour recruter vos testeurs. Nous assurons un recrutement rapide en seulement 2 à 4 jours ouvrés pour un large éventail de méthodes d’étude et d’outils de recherche. Par ailleurs, nous nous chargeons de chaque opération liée à votre panel : du ciblage et du screening à la planification et à la résolution de problèmes et plus encore.

Nous respectons l’utilisation de l’identité et du langage de votre marque en personnalisant tous les points de contact avec vos testeurs. Le nom et le logo de votre entreprise seront constamment exposés aux côtés du logo de TestingTime sur chaque site Web et email. Ainsi, vos testeurs sont assurés de collaborer avec un partenaire de confiance. 

Grâce à notre système d’assurance qualité élaboré, nos taux d’absentéisme et de mauvaises correspondances sont inférieurs à 2 %. À l’issue de chaque test, nos clients évaluent individuellement les testeurs. Par conséquent, et grâce à l’utilisation de l’IA, notre système peut trier automatiquement les personnes malhonnêtes ou peu fiables avant de leur assigner une étude. Toutefois, si vous désirez encore plus de sécurité, vous pouvez réserver des participants supplémentaires en cas de désistements.

3.5 Bénéficier d’une assistance client professionnelle 

Nos professionnels du recrutement coordonnent tous les emplois du temps entre les participants et vous, et s’assurent que tous les testeurs se rendent au bon endroit (à distance, sur votre site ou chez le testeur) à la date et à l’horaire prévus. De plus, vous disposez toujours d’un aperçu en temps réel de l’état du recrutement. En cas de questions ou de problèmes vis-à-vis des testeurs pendant votre étude, vous pouvez compter sur notre équipe d’assistance toujours disponible et qui sera ravie de vous aider.

3.6 Prises de décisions relatives à la gestion des récompenses

Enfin et surtout, vous devez sélectionner un moyen d’indemniser vos testeurs suite à leurs participations. Plusieurs options sont à votre disposition. Utilisez notre plateforme pour offrir à vos testeurs des paiements simples et sécurisés. Deux options s’offrent à vous : soit nous transférons l’argent d’un compte bancaire ou d’un compte PayPal aux testeurs en 10 jours ouvrés à l’issue de l’étude, soit vous gérez vous-même le paiement, en définissant la nature (par exemple, une carte cadeau, un bon d’achat, une remise, de l’argent, etc.), la valeur et la date de la rémunération dans votre formulaire de commande. Le détail de votre rémunération sera partagé aux testeurs pour motiver leurs participations. Bien entendu, la rémunération n’est pas obligatoire. Vous pouvez aussi décider de ne pas rémunérer les testeurs.

4. Commencer la mise en place et la gestion de son panel de recherche

Nous accompagnons les entreprises de toutes tailles et de tous types dans la mise en œuvre d’un panel de recherche, indépendamment de l’existence d’une liste de clients ou non. Si vous disposez déjà d’une liste d’utilisateurs, vous pouvez l’importer en tant que fichier CSV dans notre système. Dans le cas contraire, nous créerons une page d’accueil pour vous afin que les personnes intéressées puissent immédiatement s’inscrire et rejoindre votre panel privé.

Cliquez sur le lien suivant pour en savoir plus : www.testingtime.com/private-pool