Inhaltsverzeichnis

1. Was ein Research Pool ist und weshalb du einen brauchst
2. Woran du beim Aufbau eines Pools denken solltest
3. Weshalb dir das Outsourcing deines Pools Zeit, Geld und Nerven spart
4. Beginne mit dem Aufbau und der Verwaltung deines Research Pools

1. Was ein Research Pool ist und weshalb du einen brauchst

Ein Research Pool, auch Testpersonen-Pool, ist eine Gruppe von Personen, die sich bereit erklärt hat, regelmässig an Nutzerstudien teilzunehmen. In der Regel werden solche Gruppen sorgfältig ausgewählt, so dass sie ein repräsentatives Abbild deiner Zielgruppe(n) darstellen und ein angemessenes Gleichgewicht in punkto Alter, Geschlecht und sonstige soziodemografische Merkmale gewährleisten.

Ein eigener Pool umfasst dabei eigene Nutzer:innen (oftmals Kund:innen) mit bekannten Eigenschaften. Ein öffentlicher Research Pool hingegen besteht primär aus potentiellen, unvoreingenommenen Nutzer:innen.

Ein Testpersonen-Pool für Forschungszwecke ist ein Muss für Unternehmen, die regelmässig User Research durchführen. Es ist auch ein Muss für Teams, die im Laufe der Zeit mit derselben Gruppe von Personen in Austausch kommen möchten. Sei dies als Teil eines langfristigen Forschungsprojekts oder um eine Vielzahl verschiedener Themen mit einer gleichbleibenden Gruppe von Teilnehmern zu untersuchen. 

Fühlst du dich angesprochen, hast aber noch keinen eigenen Research Pool? Dann kannst du das nun ändern! Wir zeigen dir, was es alles dafür braucht und wie du zudem noch externe Unterstützung erhältst.

2. Woran du beim Aufbau eines Pools denken solltest

Setup of a research panel

Erfahrungsgemäss benötigt ein erfolgreicher Poolaufbau drei bis vier Monate Projektzeit. Dabei gibt es viele wichtige Dinge zu berücksichtigen:

  1. Pool-Setup und Akquisition von Testpersonen
  2. Anreicherung der Profile mit neuen Screening-Daten
  3. Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Testpersonen
  4. Teilnahme an Tests und Incentivierung
  5. Allgemeine Verwaltung (Datenaktualisierung, Austritte und Support

Solltest du dir Unterstützung eines Pool-Dienstleisters holen, kann der Aufbau je nach Projekt auf drei bis vier Wochen verkürzt werden.

Lass uns zuerst die oben aufgelisteten Kriterien im Detail anschauen.

2.1 Setup des Pools und Akquisition von Testpersonen

Achte beim Zusammenstellen deines Pools auf alle Eigenschaften, die sich darauf auswirken können, wie jemand dein Produkt erlebt und sich zur Beantwortung einer Fragestellung eignet. Zum Beispiel:

  • Wie lange ist die Person bereits Kunde?
  • Welches Produkt nutzt sie?
  • Handelt es sich um einen Power-User oder um eine:n weniger häufige:n Nutzer:in?
  • Verfügt die Person über ein spezielles Wissen über dein Produkt, das sie von den Durchschnittsnutzer:innen unterscheidet? Kann diese Meinung das Gesamtbild verzerren oder Probleme verdecken, die bei anderen Nutzer:innen auftreten könnten?
  • Sind die Testpersonen bereits so davon geprägt, dass sie eine überdurchschnittlich gute Meinung von deinem Produkt oder Unternehmen haben?
  • Unterscheiden sich Nutzer:innen, die sich für die Teilnahme am Pool anmelden, in irgendeiner Weise von Nutzer:innen, die deine Einladung ablehnen? 

Nachdem du die Fragen zu deinen Testpersonen und der Poolqualität beantwortet hast, musst du ein paar (technische) Anforderungen erfüllen, bevor du mit der Akquise starten kannst. 

  • Eine Webseite, auf welche die zukünftigen Pool-Mitglieder:innen geleitet werden und die zum Anmeldeformular verlinkt, welches die Einwilligung in die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie bestätigt (Sicherstellung des Datenschutzes, DSGVO)
  • Eine sichere Speicherung der Testpersonen-Daten
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung mit professionell gestalteten Layouts
  • Eine offizielle Kontakt-Mailadresse

Du kannst anfangs eine Kombination verschiedener Dienste nutzen, um dein Pool-System zusammenzustellen. Researcher müssen beim Poolaufbau oft kreativ werden, vor allem, wenn sie gerade erst anfangen. Von Doodle über Calendly bis hin zum guten alten Excel oder Google Sheets gibt es viele Möglichkeiten, eine eigene Rekrutierungslösung von Grund auf aufzubauen.

Auch deine vorhandene E-Mail- oder CRM-Plattform bietet wahrscheinlich eine Reihe von Kommunikations- und Zielgruppenmanagement-Tools. Diese helfen dir, eindeutige Listen von Personen zu identifizieren und zu verwalten, wie du sie für einen Pool benötigst. Lösungen wie Salesforce können zwar ziemlich teuer sein, aber wenn du sie ohnehin bereits nutzt, können sie eine gute Zwischenlösung darstellen. 

Nachdem du dich für eine Lösung entschieden hast, steht dir nichts mehr im Weg, deine Kunden via Newsletter, Social Media oder Flyer einzuladen, deinem Pool beizutreten. Wir bei TestingTime akquirieren Testpersonen fast ausschliesslich über digitale Kanäle (organisch oder mithilfe gezielter Werbekampagnen).

2.2 Anreicherung der Profile mit neuen Screening-Daten

Dein Research Pool sollte ein genaues Abbild deiner gesamten Nutzerbasis sein. Das bedeutet, dass du bei der Rekrutierung auf Vielfalt achten solltest, und zwar nicht nur in Bezug auf die demografische Zusammensetzung. 

Wenn du deinen Pool erweiterst, können weitere Faktoren ins Spiel kommen. So musst du beispielsweise darauf achten, dass die Teilnehmer:innen nicht bereits zu sehr mit deinen Forschungen vertraut sind. Oder, dass sich keine professionellen Tester:innen in deinen Pool einschleichen. Sogenannte “Study-Junkies” können den Zugang zu neuen Erkenntnissen gefährden. 

Je mehr du über deine Testpersonen weisst, desto einfacher ist es auch, die richtigen Personen für die jeweilige Studie zu finden. Hierfür kannst du nach deren Anmeldung z. B. einen allgemeinen Fragebogen (Screener) versenden. Indem dir deine Testpersonen einige generelle Fragen beantworten, kannst du sie einfacher zu Studien einladen, welche zu ihrem Profil passen. 

Wir bei TestingTime versenden bei jeder neuen Studie eine Einladung via E-Mail an potenziell passende Testpersonen. In dieser E-Mail werden sie gebeten, ein paar wenige Fragen zu beantworten. So können wir herausfinden, ob sie dem Anforderungsprofil dieser spezifischen Studie entsprechen. 

Falls keines der im vorigen Schritt genannten Tools für ein solches Screening in Frage kommt, kannst du auf Alternativen wie SurveyMonkey zurückgreifen.

2.3 Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Testpersonen

Für die Kommunikation mit deinen Testpersonen benötigst du eine offizielle Kontakt-Mailadresse. In diesem Fall macht es Sinn, eine Service-Adresse einzusetzen. Typische Service-Adressen sind info@, service@, help@ oder in diesem Fall auch pool@. Diese Service-Adressen werden gerne als „allgemeine“ Adressen eingesetzt und beispielsweise auf der Webseite im Kontakt-Bereich genannt.

Natürlich kannst du auch etwas persönlicher werden und einen Namen (oder ein Pseudonym) verwenden. Aber eine Service-Adresse „gehört“ eigentlich keinem Mitarbeitenden und das hat seine Berechtigung. Natürlich gibt es eine Person im Unternehmen (manchmal auch mehrere), die die E-Mails, welche an diese Service-Adresse gelangen, abruft und bearbeitet. Aber diese Person oder diese Personen können das Unternehmen verlassen, weswegen du mit einer Service-Adresse sicherstellen kannst, dass die Kommunikation mit deinem Pool unabhängig vom aktuell zuständigen Mitarbeitenden aufrecht bleibt. 

Auch hier kannst du deine vorhandene E-Mail- oder CRM-Plattform als Lösung für die Kommunikation nutzen.

Bei TestingTime werden alle standardisierten Kommunikationskanäle (z. B. Einladungs-E-Mail zur Studie inkl. Instruktionen, Rückbestätigung, SMS-Erinnerungen etc.) automatisch von unserer Plattform gesteuert und versandt.

Für die nicht-standardisierten Kommunikationskanäle (z. B. wenn sich der Link zu den Remote-Sessions geändert hat) ist der für den Rekrutierungsauftrag zuständige Operations Specialist verantwortlich. Testpersonen erreichen unsere Operations Specialists entweder per Telefon oder per E-Mail.

2.4 Teilnahme an Tests und Incentivierung

Sobald du eine Studie und bereits ein allfälliges Screening durchgeführt hast, kannst du deine passenden Kandidat:innen zur Studie einladen. Hierfür benötigst du ein Tool zur Koordination der Termine. Idealerweise können deine Testpersonen mehrere mögliche Daten und Zeit auswählen. So kannst du sicherstellen, dass jeder Test-Slot gefüllt ist. 

Für den Anfang kannst du hier wie bei der Erweiterung und der Bereicherung der Profile, Lösungen wie Doodle, Calendly, Excel oder Google Sheets einsetzen.

Um Testpersonen zur Studienteilnahme zu bewegen, bieten diverse Unternehmen Anreize wie Belohnungssysteme oder Sonderangebote. Jede Person weiss es zu schätzen, wenn ihre Zeit und ihr Einsatz honoriert werden. Manchmal reicht es schon aus, Kund:innen Einblick hinter die Kulissen zu gewähren und ihnen die Möglichkeit zu geben, die Produktplanung direkt zu beeinflussen. 

Die meisten Menschen freuen sich über Firmengeschenke, die sowohl als Dankeschön als auch als unaufdringliches Marketing dienen. Oft kannst du das Engagement der Teilnehmer:innen fördern, indem du ihnen Zugang zu weiteren Funktionen oder zusätzlicher Nutzung anbietest. 

Ein weiterer effektiver Anreizplan sind Bargeld oder Geschenkgutscheine. Die Wahl des richtigen Anreizes ist jedoch nur der erste Aspekt der Herausforderung. Der zweite ist, darüber nachzudenken, wann du diesen anbieten willst. Soll eine Belohnung bereits bei einer Registration stattfinden? Oder lediglich, wenn die Testperson an einer Studie teilnimmt? Wird der Anreiz für alle gleich sein oder je nach Art der erforderlichen Teilnahme unterschiedlich ausfallen? 

Schliesslich solltest du dir darüber im Klaren sein, wen du mit den Anreizen ansprechen möchtest und wie die verschiedenen Incentivierungs-Arten wahrgenommen werden. Schliesst du ein wichtiges Segment aus, wenn du keine finanziellen Anreize anbietest? Riskierst du es, hochkarätige Teilnehmer:innen zu beleidigen, wenn du eine symbolische Zahlung anbietest, obwohl etwas anderes angemessener wäre? Sind deine Testpersonen in einer Branche (z. B. in der Regierung) tätig, in der Belohnungen oder Geschenke nicht angenommen werden dürfen?

Du siehst, auch bei der Wahl der richtigen Vergütung gibt es einiges zu berücksichtigen. Bei TestingTime bezahlen wir Testpersonen in bar und sind technisch sowie rechtlich dafür ausgerüstet.

2.5 Allgemeine Verwaltung (Datenaktualisierung, Austritte und Support)

So weit, so gut? Nun kommen wir zum wichtigsten Punkt. Veraltete Daten bringen dir nichts. Du musst deinen Testpersonen daher die Möglichkeit bieten, ihr Profil zu bearbeiten. Sie müssen auch jederzeit die Möglichkeit haben, ihr Profil zu löschen. Für beide Fälle kannst du dieselbe Service-Adresse wie unter “2.3 Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Testpersonen” verwenden. Die Testpersonen können dir über diese Adresse Änderungen mitteilen sowie einen Löschungsantrag oder sonstige Support-Anfragen stellen.

Idealerweise können sich deine Testpersonen über einen Link im Footer jeder E-Mail abmelden. Wir bei TestingTime haben es so gelöst – das setzt jedoch voraus, dass du im Hintergrund alle Prozesse automatisiert über ein Tool geregelt hast, damit diese Abmeldung auch korrekt erfasst wird. Daher macht es für dich zu Beginn vermutlich Sinn, dass sie ihr Anliegen ganz einfach via Reply-Funktion mitteilen.

Sobald du einen grösseren Pool hast, lohnt es sich vermutlich, ein internes Anfrage-/Ticketing-System aufzubauen. Du kannst hier auf Lösungen wie z. B. Zendesk zurückgreifen (ist bei uns im Einsatz). 

Pool-Management durch TestingTime

Mit einem Private Pool-Abo kannst du eigene Benutzerpools anlegen und verwalten (z.B. für Kunden, Mitarbeiter, Partner usw.). Wir kümmern uns dann um alles rund um deinen Private Pool, vom Targeting und Screening bis hin zur Terminierung, Trouble-Shooting und mehr – ohne jegliche Einschränkungen.

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3. Weshalb dir das Outsourcing deines Pools Zeit, Geld und Nerven spart

Outsourcing test user recruiting

Ein vorhandener Pool erspart dir Zeit bei der Suche nach hochwertigen Teilnehmenden, die garantiert passen. Doch wie du siehst, selbst wenn du einen eigenen Pool hast, kommt noch vieles dazu. Das Poolmanagement ist nicht ganz ohne und umfasst immer noch viele Tätigkeiten: Verwaltung, Screening und Rekrutierung, Umgang mit kurzfristigen Absagen und No-Shows sowie die Incentivierung. Um dich auf dein Kerngeschäft fokussieren zu können und Ressourcen zu sparen, kannst du die Rekrutierung und das Management von Testpersonen an Experten auslagern.

Dies sind die wichtigsten Vorteile, die das Outsourcen des Aufbaus sowie die Betreuung eines eigenen Testpersonen-Pools bieten.

  1. Kostenreduktion und Erweiterung der Kapazitäten
  2. Vermeidung von Kunden-Überbeanspruchung
  3. DSGVO-Konformität
  4. Experten-Know-how
  5. Professioneller Customer Support
  6. Einfache Incentivierung

Lass uns detaillierter darauf eingehen, was das genau für dich bedeutet und wie dich TestingTime unterstützen kann.

3.1 Spare Kosten und setze Kapazitäten frei

Wie in vielen Organisationen steht auch dir wahrscheinlich kein unlimitiertes Research-Budget zur Verfügung. Viele Researcher suchen daher nach Möglichkeiten, die Kosten zu senken, ihre Forschungsprozesse effizienter zu gestalten und Studien kostengünstiger durchzuführen. Dabei müssen sie immer noch schnell hochwertige Teilnehmer:innen rekrutieren. Kommt dir das bekannt vor?

Die Gründer von TestingTime haben unseren Rekrutierungs-Service auf den Markt gebracht, weil sie keine zuverlässigen und budgetfreundlichen Rekrutierungsdienste finden konnten, mit denen sie diverse Produkt-Ideen schnell testen konnten. Und vor allem, weil sie aus eigener Erfahrung wussten, dass die Rekrutierung der grösste Pain Point im Forschungsprozess ist. Sie ist zeitaufwändig und braucht viele Nerven.

Die Kosten für eine Private Pool-Lizenz liegen unter denen einer Halbtags- bzw. 50%-Stelle. Einige unserer Kunden konnten dank Private Pool insgesamt einen FTE bei der Rekrutierung einsparen (personelle Ressource und Toolkosten) und diese 100%-Ressource stattdessen für den Ausbau von User Research einstellen. Im Durchschnitt kommst du zehnmal schneller und für halb so viel Geld an deine gewünschten Testpersonen.

3.2 Vermeide eine Überbeanspruchung deiner Testpersonen

In der ResearchOps Community haben wir von einem Mitglied kürzlich erfahren, dass bei dessen Organisation immer mehr Mitarbeitende von sich aus auf Kunden zugehen, um sie zu befragen. Solche Überschneidungen zwischen den Abteilungen, die immer wieder mit denselben Personen sprechen, können zur Überbeanspruchung der Kunden führen. 

Mithilfe von TestingTimes Private Pool ist die Testpersonen-Beschaffung auf der Ebene der gesamten Organisation operationalisiert bzw. zentralisiert. Unternehmen jeder Art und Grösse werden unterstützt, unabhängig davon, ob bereits eine Kundenliste besteht oder nicht. Die verschiedenen Teams können Personen aus dem firmeneigenen Pool rekrutieren lassen und die Teilnahme-Häufigkeit einzelner Personen kann beschränkt werden. So kann z. B. definiert werden, dass eine Person maximal alle 6 Monate an einem Test teilnehmen soll.

3.3 Sorge für DSGVO-Konformität

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) trat in allen EU-Mitgliedstaaten am 25. Mai 2018 in Kraft. Die DSGVO verlangt, dass Personen eine eindeutige, ausdrückliche Zustimmung geben, bevor ihre Daten verarbeitet werden können. Sie haben das Recht darauf, dass die personenbezogenen Daten jederzeit gelöscht werden, dass ungenaue Daten korrigiert werden, dass Daten aus digitalen Marketingtools entfernt werden und dass personenbezogene Daten nicht an einen anderen Dienstanbieter weitergeleitet werden können.

Wir stellen all diese Anforderungen für dich sicher – inklusive DSGVO-konformer Opt-in-Formulare. Die Daten deiner Testpersonen sind vollkommen sicher und gehören ausschliesslich dir, während wir die Rekrutierung übernehmen. Wir gewährleisten vollständige DSGVO-Konformität durch eine Subprozessor-Vereinbarung. Deine Testpersonen werden von uns nur im Zusammenhang mit deinen Studien kontaktiert.

3.4 Profitiere von jahrelanger Expertise 

Die Rekrutierungsplattform von TestingTime ist ein bewährtes Konzept mit langjähriger Erfahrung (seit 2015). Es sind keine zusätzlichen Tools für die Rekrutierung deiner Testpersonen notwendig. Wir garantieren schnelle Rekrutierungen in zwei bis vier Arbeitstagen, für eine breite Palette an Studienmethoden und Forschungstools. Ausserdem kümmern wir uns um alles rund um deinen Pool, vom Targeting und Screening bis hin zur Terminierung, Trouble-Shooting und mehr. 

Wir gewährleisten eine konsistente Markensprache und Firmenidentität, indem wir alle Kontaktpunkte mit deinen Testpersonen personalisieren. Dein Firmenname und -logo werden stets im Zusammenhang mit dem TestingTime-Logo angezeigt – auf jeder Webseite und E-Mail. Das gibt deinen Testpersonen die Sicherheit, dass sie es mit einem vertrauenswürdigen Partner zu tun haben.

Durch unser ausgeklügeltes Qualitätssicherungssystem halten wir unsere No-Show- und Misfit-Raten unter 2%. Nach einem Test geben unsere Kunden eine Bewertung jeder einzelnen Testperson ab. Dadurch kann unser System unzuverlässige bzw. unehrliche Personen dank Einsatz von AI bereits vor dem Einsatz automatisch aussortieren. Solltest du dennoch auf Nummer sicher gehen wollen, kannst du jederzeit zusätzliche Teilnehmer:innen für deine Studie buchen, um einen sofortigen Ersatz zu garantieren.

3.5 Erhalte professionellen Customer Support

Unsere Rekrutierungsprofis koordinieren alle Termine zwischen dir und den Teilnehmenden und stellen sicher, dass alle Testpersonen zur abgemachten Zeit am richtigen Ort erscheinen (Remote, an deinem Standort oder bei der Testperson zu Hause). Zudem hast du jederzeit eine Live-Einsicht in den aktuellen Rekrutierungsstatus. Falls du während deiner Studie Fragen oder Unklarheiten bezüglich der Testpersonen aufkommen, ist unser Support-Team jederzeit erreichbar und hilft dir gerne weiter.

3.6 Entscheide über das Incentive-Management

Zu guter Letzt entscheidest du über die Art der Vergütung deiner Testpersonen nach deren Teilnahme. Wir bieten dir hier verschiedene Möglichkeiten. Nutze unsere Plattform für eine einfache und sichere Bezahlung der Testpersonen. Entweder wir überweisen nach Abschluss der Studie das Geld innerhalb von 10 Werktagen auf ein Bank- oder PayPal-Konto der Testperson, oder du verwaltest die Vergütung in Eigenregie. Hierfür kannst du im Bestellformular die Art definieren (z. B. Geschenkkarte, Gutschein, Rabatt, Bargeld etc.), den Wert sowie Zeit und Ort der Vergütungsübergabe. Deine Vergütungsbeschreibung wird den Testpersonen mitgeteilt, um sie zur Teilnahme zu motivieren. Natürlich steht es dir auch offen, die Testpersonen nicht zu vergüten.

4. Beginne mit dem Aufbau und der Verwaltung deines Research Pools

Building and managing your research pool

Wir unterstützen Unternehmen jeder Art und Grösse beim Aufbau eines Research Pools, unabhängig davon, ob bereits eine Kundenliste besteht oder nicht. Falls du bereits eine bestehende Liste von Nutzer:innen hast, kannst du die Daten einfach als CSV-Datei hochladen und somit bei uns im System importieren. Falls du keine Liste hast, erstellen wir dir eine Landing Page, damit sich Interessierte sofort registrieren und deinem Pool beitreten können.

Mehr erfahren: www.testingtime.com/private-pool